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正しい電話の受け方

ベルが鳴ったら、すぐに出ましょう

電話のベルが鳴ったら、できるだけ早く受話器を取り、「ハイ、〇〇です」とか「〇〇でございます」と、こちらの名前を名乗ります。特に待たせたときは、「お待たせしました」の一言を忘れずに。先方が話し始めるのを待っていたり、「もしもし」だけ言って黙っているのは、あまり感心できることではありません。自分の名前を告げて、相手の名前を確認してから話し始めます。こちらが名乗っても相手が何も言わないようなら、電話を切っても構いません。どんなときでも待たされるのは不快なものです。すぐに「〇〇です」と名乗られると、掛けたほうも気持ち良く、話にもスンナリと入っていけます。

本人以外の人が受けたときには

「お兄さん電話よ~、女の人から!」自分に掛かってきた電話でない場合に、電話口から大きな声で怒鳴っている人がいますが、あまり感じの良いものではありません。「〇〇さんですか。いつも兄がお世話になっております。今呼んで参りますので少しお待ち下さい」と言う風に、電話の受け方で、誰が出たのか分かりますし、相手の家族が自分の名前を知っているのはうれしいものです。電話口で待つ時間は長く感じるものですから、本人が出たときには、「お待たせしました」と言うようにすると良いでしょう。また、ちょうど電話を掛けようと思っていたところに、先方から掛かってきたからと言って、いきなりこちらの用件を話し出すのは失礼です。先方の話を聞いた上で、電話を掛けようとしていたことを話し、了解を得た上で、こちらの用件を話し始めるようにします。この場合、できるだけ手短に話すことが大切です。

話中に、急用ができたときには正直に

掛かってきた電話を受けているときに、急に電話を離れなければならなくなったら、「恐れ入りますが、来客のようなので、少しお待ち頂けますか」と一言断ると良いでしょう。時間が掛かりそうな時は、「申し訳ありません。来客なので、後程こちらから連絡させて頂きます」と丁寧にお断りするのが無難です。

間違い電話にもできるだけ丁寧に

掛かってきた電話が間違いだった時に、「違います」ガチャンと乱暴に受話器を置いて、「ホントに。こっちは忙しいんだから・・・。」なんて、愚痴をこぼしている人を見かけますが、先方もわざと間違えたわけではないので、「こちらは〇〇ですが、何番へお掛けですか」などと言うようにしましょう。どんなに忙しいときでも、間違い電話であっても、相手に失礼になることは決して言ってはいけません。先方のミスなどで、何度も続けて間違って掛かってくることがありますが、そんな場合でもカリカリせずに、「何番へお掛けですか」「それは当社の電話番号です。もう一度調べ直されたほうがよろしいのでは」と言う程度にしておきましょう。

聞き取りにくい言葉はハッキリ伝えよう

電話機が、話している人の声だけを伝える都合の良いものなら良いのですが、実際には余計な雑音や周りにいる人の声まで敏感にキャッチします。これが先方に不快な思いをさせることがありますから、先方の話を聞く時には、送話口をふさいでおくくらいの配慮が必要です。なた、雑音がうるさくて相手の声が聞き取りにくいときには「済みませんが、電話が聞こえにくいので、もう少し声を大きくして頂けませんか」とか「電話が遠いので大きな声でお願いします」と遠慮なく言うようにしましょう(言いづらい時には、こちらの声を大きくすると相手もつられて大きくなることがあります)。聞こえにくいままの生返事は、かえって相手に失礼になります。音楽がかかっているお店など、騒々しいところからの電話を受けるときには、先方に手で送話口をおおってもらうと聞きやすくなります。

職場の電話には、とことん神経質に

職場で電話を受け取るときは、家庭での場合よりずっと神経を使った対応をしましょう。ベルが鳴ったら、反射的に受話器に手が行くくらいの姿勢が必要です。もちろん、筆記用具やメモ用紙なども、手の届くところに用意しておきましょう。受話器を取ったらすぐに「〇〇会社の△△課でございます」と言い、相手の方が名前を告げ、「□□さんお願いします」と、呼び出す人の名前を言われたら、「□□ですね、少しお待ちください」と念を押してからその人に代わるようにしましょう。もし、指名のあった人が不在のときは、丁寧にその旨を伝え、先方の名前、電話番号をメモしておくか、用件を聞いておきます。本人が帰ってきたら必ず伝えて下さい。電話の掛かってきた時刻も「〇時〇分に受ける」とメモに書き添えておくと、より親切です。

本人が不在のときは、用件を聞く

相手が指名した人が不在のときは、不在であることを告げるとともに、代わりに用件を聞くか、連絡先を聞いておきましょう。先方が急いでいる場合、出先に連絡をとるか、もし差し支えなければ出先の電話番号を知らせてあげます(個人所有の携帯電話の番号などは無闇に教えてはいけません)。このように本人が不在の場合など、電話ではメモを取る用件は意外に多いものです。電話機の側には、いつもメモ用紙と筆記用具くらいは用意しておきましょう。

イタズラ・嫌がらせ電話の撃退法

イタズラ電話は、相手にしないことが第一です。怖がったり、まじめに応対すると、イタズラがどんどんエスカレートすることになりかねません。次のようなサービスを利用することでイタズラ電話を防げますので、NTTに相談してみましょう。

ナンバー・リクエスト
電話番号を「通知しない」でかけてきた相手に、「こちらは〇〇〇△△△□□□□です。恐れ入りますが、電話番号の前に186をつけてダイヤルするなど、あなたの電話番号を通知しておかけ直しください」と音声で伝えるサービスです。この場合、こちら側の着信音は鳴りません。(かけた人には通話料金がかかります。)
※契約できるのは、ナンバー・ディスプレイまたはナンバー・アナウンスの契約者に限ります。
迷惑電話お断りサービス
迷惑電話に応答した直後に「1442」のダイヤル操作を行うことにより、その電話番号を登録し、以降その電話番号から着信があった場合には、自動的にメッセージで応答するサービスです。

◇ 登録した電話番号からの着信には、メッセージで応答するので、電話機のベルが鳴りません。

◇ 登録した電話番号以外からの着信には、通常の応答が可能です。

◇ 登録できる電話番号は、最大6個(迷惑電話おことわりサービス6)または30個(迷惑電話おことわりサービス30)までです。(限度数を越えて登録した場合、登録された最も古い番号から自動的に解除し、新しい電話番号を登録します。)

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