正しい電話のかけ方

電話でのあいさつは短く、簡潔に

電話での挨拶は、できるだけ簡単に済ませ、すぐに本題に入ることを心がけましょう。この方が、先方が忙しい場合にも迷惑にならないで済みます。まず最初に自分の名前(仕事の電話のときには会社名と自分の名前)を名乗ります。そして、朝なら「おはようございます」、お得意様なら「いつもお世話になっています」の一言で、先方はずいぶんとさわやかな気持ちになるでしょう。一般的には、「早くからお電話差し上げて申し訳ございません。・・・」とか「お忙しいところお呼び出し致しまして、実は・・・」といった流れで本題に入ります。ただ、久しぶりに電話をかける場合には、「ご無沙汰しておりますが、お変わりありませんか。」という程度のあいさつを入れるぐらいの気配りが欲しいものです。

間違い電話を懸けてしまったら

かける前には相手の電話番号を良く確かめて、正しくダイヤルするのは当然のことです。でもキチンとダイヤルしたつもりでも、間違って掛けてしまうことがあります。そんなときには、黙って電話を切るのはやはり失礼です。「済みません、間違えました」、「申し訳ありません、間違って掛けてしまいました」、などと、丁寧にお詫びしてから切るように心掛けたいものです。また、何回か続けて同じ所に間違って掛かってしまう場合があります。そんなときには、「〇〇〇-〇〇〇〇番ではありませんか?大変失礼しました」と言って切ります。自分が掛けた相手になかなかつながらないからと、自分の間違いをタナに上げて、黙ってガチャンと受話器を置いたりする人がいますが、先方を不快にする行動は慎みたいものです。また、通話中に誤って切れたときには、掛けた方から掛けなおすのが、マナーになっています。

聞き取りにくい言葉には要注意

普段会って話すときには何でもない言葉でも、いざ電話になると、聞き取りにくくなる場合があります。数字なら0(ゼロ)、4(ヨン)、7(ナナ)、9(キュウ)、10(ジュウ)と言った具合に、棒読みにすると間違いが少なくて済みますが、7を“シチ”と言ったり、4を“”などと言うと聞き違いの原因になります。「今日午後“7時”にお伺いします」と約束したつもりが、相手が“1時”と思って、結局会えなかったと言うような事が起きます。この場合も「7(ナナ)時」と言うか「19時」と言えば間違わずに済むでしょう。この他、数字以外でも発音が悪いと聞き違えやすい言葉があります。地名の「渋谷」と「日比谷」とか、「約十人」と「百十人」などがそうです。また、「少々お待ち下さい」と言うよりも、「少しお待ち下さい」と言ったほうが聞き取りやすいでしょう。

相手のそばに、人がいると思ったら

電話の途中で、どうも相手の方の近くに人がいるような気配がするときがあります。先方の返事の歯切れが悪かったり、急に黙り込んでしまう、などがそうですが、そんな時には、「どうしたの?聞いてるの?」などと言わずに、こちらから気をきかせる位の配慮が必要です。側の人に聴かれたくない場合もありますから、「どなたか側におられますね?、後ほど掛け直します。何時頃ならよろしいでしょうか」とか「お話しにくければ、こちらで話しますから、返事だけお願いします」と言うようにすると良いでしょう。

夜間の電話は、良く考えて、慎重に

電話も訪問と同じです。掛ける時間を良く考えなければいけません。急用を思い出したときや緊急の場合以外は、夜間の電話はできるだけ避けたいものです。掛ける相手の部屋に専用電話がある場合ならまだしも、お年寄りや病人、赤ん坊がいるご家庭への電話は、特に注意する必要があります。夜遅くても構わない、と言うお宅でも、5~6回鳴らしてみて、出ない場合には切るようにしましょう。どうしても掛けなければならない用件のときは、「夜分おそれ入ります。・・・」とか「こんな時間に申し訳ございませんが・・・」などと、一言お詫びの言葉を言うのが常識です。

お得意先への電話は、丁寧が第一

職場で取引先などへ電話を掛けるときは、落ち着いて掛けるようにしましょう。先方が電話に出たら、「〇〇会社の△△と申します。(または、△△です)。□□課の××さんをお願いします。」と、自分の会社名、名前と、話したい相手の所属部署名・名前をハッキリと言います。この場合、仕事で掛けているのですから時候の挨拶などはいりませんが、「いつもお世話になっております」や「恐れ入りますが」、とか、「お忙しいところ恐縮ですが」と一言付け加えると、挨拶を受けたほうも気持ち良いものです。また、役職名には「様」は不用です。「〇〇部長」で構いませんが、気になる方は「部長の〇〇様」と言う言い方をすると良いでしょう。反対に内部の人には、たとえ目上の人でも「〇〇は只今外出しております」と、「〇〇さん」などと敬称をつけないで言いましょう。

なるべくやめたい職場からの私用電話

仕事時間中に私用電話を掛けるのは、あまり感心できません(たとえ自分の携帯電話やPHSからでも)。どうしても緊急で掛けなければならない場合以外には、昼休みとか会社の業務の邪魔にならない時間に掛けましょう。会社の電話を使えばタダだからと思って何度も利用するのは避けたいものです。キチンと料金を払い短時間で切り上げましょう。こちらから掛けるときだけでなく、友人などから掛かってきたときにも、早く切り上げるのがマナーです。また、急用でない限りは仕事時間中に電話を掛けてよこさないようにしてもらいましょう。

送話口は、手で押さえて話しましょう

電話を掛けている途中で、誰かに相談しなければならない場合には、電話を保留にしてから話すようにします。電話に保留機能がない場合には、「少しお待ち下さい」と言ってから手で送話口を押さえて小声で話し合うようにしましょう。
「ねえ、どうするのよ~。早くしてくれって言ってるわよ~」などと言っているのが先方に筒抜けになるような大きな声で言う人がいますが、これは言わずと知れたマナー違反。電話を取り次ぐときにも、保留にするか、送話口を手でふさいで、渡しましょう。

失礼にならない電話の切り方

電話は長くても5~6分で話を終わらせるようにしましょう。長くなりそうなときには、「その話しはまた次回に」などと、程よく切り上げるようにしたいものです。ふつう、電話を掛けたほうが先に切るのがルールですが、先方が目上の人の場合には、受話器を置いた音を確認してからこちらが置きます。話が終わったと同時にガチャンと乱暴に受話器を置く人がいますが、これはいけません。本人は気づいていないことが殆どですが、相手を驚かせてしまうばかりではなく、その人の人柄まで疑われることになりかねません。受話器を置くときには、一呼吸待ってから静かに置く習慣をつけましょう。